E-mail! Biztos tudod, hogy kell használni?

 

 

Az e-mail-t használni pofonegyszerű és logikus is.
Sajnos valami miatt alaphibákat vétenek a levelezésnél és emiatt a hibák miatt rendszerezni, keresni, nyomonkövetni, vagy olvasni is nehéz.
Ebben a blogbejegyzésben ezekre a hibákra hívom fel a figyelmet.

Sok próbálkozás volt már a korosodó, e-mail leváltására, de nem sikerült.
Leváltásban reményt az IM (Instant Messenger, azonnali üzenetküldő) rendszerek jelentenek konkurenciát, de nem nagy sikerrel. Tehát az e-mail jelentősége egyre nagyobb, népszerűsége töretlen, és az évek alatt egyre több szolgáltatás épült rá.

Térjünk is vissza az e-mail használatra, és szemezgessünk olyan általános hibákból, amit a felhasználók nap mint nap elkövetnek a levelezésükben.
 

Lássuk milyen gyakori hibákkal találkozunk a levelezés során

 

E-mail tárgy mező használata

A levél tárgya: A tárgynak meg kellene szabnia az e-mail tartalmát és számos követelménynek kell megfelelnie.
Hossz: Sajnos bármilyen hosszú levél tárgyat írhatunk, de tudni kell, hogy az e-mail szerverek lerövidíthetik, ezért fontos információk veszthetnek el. Általános szabályként alkalmazható 40-50 karakter hossz maximum. Ennyi karakter mennyiség bőven elég, hogy jellemezni lehessen a levél tartalmát. Azt se felejtsük el, hogy a mobileszközökön internetezők száma már több mint az asztali számítógépen, így egy mobiltelefonon a hosszú tárgy akár kitakarásba is kerülhet.
 

A tárgy mezőbe írt levél

A tárgy mező nem a levéltörzs. Sokszor kapunk olyan levelet, amiben a tárgy mezőbe írják a felhasználók magát a levelet. Elképzelésem sincs róla ez milyen indíttatásból lett általános, de sokszor találkozunk vele.
 

E-mail küldőjének beállítása

A küldő vagy másnéven feladó adatai egyszerűen beállíthatók minden levelezésben.
Sokan egyszerűen lusták kitölteni és a legszomorúbb az, hogy nem csak magánszemélyekre, hanem cégekre is jellemző, hogy a küldő adatait nem töltik ki.
 

Miért fontos kitölteni a feladó adatait?

Ha egy offline levelet küldünk akkor is beírjuk kitől származik a levél. Azzal nem tudjuk beazonosítani a levél küldőjét, hogy kisbatyu@valami.hu. Ha vállalkozásunk van, akkor a küldő nevéhez tüntessük fel, a cég nevét, ha magánszemély vagyunk, akkor pedig a saját nevünket. Ha ezek az adatok ki vannak töltve, akkor a fogadó félnél is ez megjelenik. A SPAM szűrők is ugranak az ilyen hibára. Ha el akarjuk kerülni, hogy a leveleink a SPAM mappába kerüljenek, akkor ezt az adatot érdemes kitölteni. Egy nevet beírni másodpercek, és hitelesebbek vagyunk mindenki szemében.

 

Levéltörzs

Itt káosz uralkodik...
Elképzelhetetlen mennyiségű hibát fel lehetne sorolni, megpróbálok csak a legtöbbször elkövetett hibákra szorítkozni.
 

Levélpapír használata

A levélpapír használatát soha nem értettem. Miért kell karácsonyfát csinálni a levélből, miért kell cicomázni?

Az e-mail lényege az lenne, hogy az adott tartalom olvashatóan érkezzen meg, és ez ne jelentsen plusz terhet a fogadó félnek, megjelenítésben, vagy akár tárhely méretben. Sajnos a levélpapír használatában még mindig van egy ízlésficam, amikor kék a levélpapír és pirossal ráírnak.

Soha ne használj levélpapírt, egyrészt sok levelező nem kezeli már, csak egy elcsúszott képet lehet majd látni, így a szép kicicomázott e-mailből egy összevisszaság jelenik meg a fogadó oldalon. Másrészt SPAM tevékenységre is utalhat, így vagy nem érkezik meg a levél, vagy a SPAM mappába kerül.

 

Betűtípus, betűméret, és betűszínek használata a levelezésben

Betűtípus

Első és legfontosabb használd az alapértelmezett beállításokat.
Lehet neked tetszik az apró betű, de a túloldalon azzal kell szenvedni, hogy elolvassák.
A betűtípus zavaró lehet és ha nagyon extrát választasz, ami nincs benne a karakterkészletben, meg sem jelenik.

Betűszín

Fehér alapon a legolvashatóbb a fekete. Színeket csak abban az esetben használj, ha a szöveg indokolja. Teljesen felesleges kékkel, pirossal, zölddel írni egy teljes szöveget.

Betűméret

Sokszor találkozom azzal is, hogy a betűméret túl kicsi. Lehet, Neked megfelelő vagy tetszik a kis betűméret, de másnak nem biztos, hogy olyan jó szeme van, mint Neked. Ezért érdemes betűtípustól függően 12-16-os betűméretet használni. kutatások szerint ez az a betűméret- tartomány, amely gyorsan olvasható.

Lehet, hogy a Te ízlésednek megfelel a kicsi betű, össze-vissza színezés, vagy a cirádás betű, de nem magadnak írod a levelet, hanem másnak.

A fogadó fél lehet nehezen tudja elolvasni a betűméret miatt, vagy a betűtípus zavarja, vagy ki nem állhatja a piros színt. Legyen a levél törzse általános méreten, színen és betűtípuson. Ezzel tudod a legjobban elősegíteni azt, hogy könnyen és minden eszközön olvashatóvá váljon a levél.

 

Levél tartalmi kialakítása

Érdemes a hármas elvet követni.
Három soronként, vagy három mondatonként érdemes egy sor szünetet alkalmazni. Kutatások bizonyítják, hogyha tagoljuk a szövegeket, akkor könnyebben értelmezhetőek és olvashatóak.
Egy szellősebb tartalom már látványra is szebb, értelmezhetőbb a fogadó félnek, ezért a levélre várt reakció is sok esetben gyorsabb lesz.

Ne zsúfold a szöveget, és ha lehet kerüld a szövegigazításokat is.

 

Több címzett egy levélben

Ezt a hibát általában cégek követik el, de magánszemélyekre is jellemző, csak ott egy kicsit másképp. Nézzük először a cégeket.
Általában hírlevelezésnél alkalmazzák. Betesznek egy levélbe 50-60 címzettet, és kiküldik a levelet.

 

Ebben több hiba is van:

1. Kiad egy egész címlistát, ami a fogadó félnél megjelenik. Volt olyan, hogy hozzájutottam így olyan bennfentes e-mail címekhez különböző cégeknél, ami direkt nincs nyilvánosságra hozva. Tehát ezzel akár személyiségi jogokat is sérthet a küldő. Ha illetéktelen kezekbe kerül, akkor ennek súlyosabb következményei is lehetnek. Vannak olyan rivális konkurenciák, akik gyűlölnek egy címlistában lenni a rivális céggel.
2. Marketing szempontból fontos a személyes megszólítás. Tudom sokkal könnyebb úgy hírlevelet küldeni, ha általános a megszólítás, de a fogadó félnek jól esik a saját nevén történő megszólítás, azt személyesebbnek, magáénak tudhatónak érezheti.
3. Előfordult már nem is egyszer, hogyha valaki válaszolt erre a levélre sikerült kiválasztania a válasz mindenkinek funkciót, így kaptam vissza olyan levelezéseket, ami csak a beszállítóra és az adott cégre tartozik. Így derült ki számomra, hogy a válaszoló cég, bizonyos termékekre sokkal jobb árat kap úgy, hogy kevesebbet forgalmaz.

Ha tömeges levelet szeretne küldeni valaki és nem akarja egyesével feldolgozni, ez a legrosszabb választás, amit csak tehet, hogy ömlesztve bekerülnek a címzettek. Már léteznek erre specializálódott hírlevél szoftverek, egy cég esetében filléres beruházás, és nem hoznak kellemetlen helyzetbe senkit. Ilyen szoftver pl. partnerünk is a Webgalamb.

 

Magánszemélyek esetén
Kapok pl. egy osztálytalálkozóról levelet. Válaszoltam is csak a feladónak (szervező), hogy részt veszek az eseményen, és részemről le is záródott a téma. Csakhogy a többiek a válasz mindenkinek funkciót választották, és erről a találkozóról kaptam 30 levelet. Persze kaptam további 30 levelet, mert egy két résztvevő elkezdett csacsorászni, egymásnak válaszolgattak úgy, hogy az én e-mail címem is rajta volt!
Egy kis odafigyeléssel gyorsan véget lehetett volna vetni, hogy csak azokra a címekre küldik ki, aki érintett a témában és nem hozzuk a másik embert abba a kellemetlen helyzetbe, hogy szólni kelljen - vegyetek le a listáról.
Mindig oda kell figyelni, kinek és milyen csoportnak küldünk levelet és a viszontválaszokban ki lesz az érintett!

 

Hogy kell válaszolni egy kapott levélre?

Van még egy levelezési hiba, az pedig a válaszolás a kapott levélre.
A levélnek van egy témája. A témát a tárgy mezőben határozzuk meg. A levél törzse erről a témáról szól.
Napi szintű probléma, hogy úgy válaszolnak a levélre, hogy a tárgy mező nem azt tartalmazza, amit a levél törzsben találunk.
Írtam egy leendő ügyfélnek levelet egy árajánlatról.
Legközelebbi levelezésünkkor egyszerűbb volt a választ benyomni egy régi levelezésünkön, mint az új üzenet gombot.

Így kaptam tőle egy RE levelet, aminek semmi köze nem volt a tárgyhoz. Mivel a téma nem volt égető, a levelet nem olvastam el azonnal, hanem haladtam a napi munkában. Este, amikor megnyitottam a levelet kiderült, hogy sürgős információkra lett volna szüksége.

Ha a levél tárgyába nem egy RE: szövegírás lett volna, hanem új tárgyként a Sürgős dokumentum bekérés, máris máshogy kezelik az ügyintézők a levelezést, ahogy én is másképp kezeltem volna.

Ha egy téma kimerült és másik témába szeretnél belevágni, akkor tedd meg, hogy új tárgy mezőt írsz, ha nem kapcsolódik egyáltalán az előző témához, akkor kezdj egy teljesen új levelet.

Miért fontos az új téma kezdés?

Az ügyfeleinkkel rengeteg az e-mailes kommunikáció. Van úgy, hogy 10-20-30 levélváltás is megy egy témában. Ha a téma közepén váltunk egy másik témára, akkor 10-20-30 levelet kell átnézni ahhoz, hogy hol is írt abban a bizonyos másik témában. Ez gondolom, ismerős?

Ha arra az egy levélre más tárgy mezőt írt volna, akkor külön témaként jelenik meg és nem kell perceket levél kereséssel eltölteni.
A levelek keresésénél a leggyorsabban akkor tudunk pontos eredményt elérni, ha a tárgy mező rendesen jellemzi a levél tartalmát. Ez főleg levelezőprogramokban jellemző, ha a keresést csak az e-mail címben, névben, vagy tárgyban végezzük. Ha valakinek több ezerre rúg a postafiókban a levelek száma, és a levél törzsben is végezzük a keresést, akkor az jóval lassabb.
A helyes tárgy megadásával sokat segíthetünk akár a magunk, akár a fogadó fél rendezett e-mail tárolásában!

 

 

Válasz helye a levéltörzsben

Ez egy borzasztó idegesítő szokás, hogy a levelekre össze vissza pozíciókban válaszol a levél írója. Egyszer a levél alján egyszer a levél tetején.

 

 

A válasz mindig a levél tetejére kerül, tehát a kapott levél tartalma fölé! Így lesz követhető és tematizált a levél törzse!

Aláírás használata

Cég esetén, egy jól kidolgozott aláírás segíthet a levél gyorsabb megírásában és a fogadó felet is bővebb információval láthatjuk el. Marketing szempontból érdemes használni. Ha lehet kerüljük az aláírásban a képek használatát. Egyrészt, megszűrhetik a levelező programok, és akkor nem jelenik meg, másrészt, ha a képen nem csak a logó van, hanem elérhetőségi adatok is, azok nem másolhatók.

 

A levelezés amilyen népszerű annyira tud kaotikussá válni. A fentiekben leírt hibákkal napi szinten találkozom, és sajnos kevesen vannak tisztában azzal, hogy is kellene rendezetten és nem öncélúan levelezni. Ha csak a fentebb leírtakra odafigyelünk, nem csak Neked, hanem a levelező partnerednek is jóval rendezettebb és tehermentesebb lesz a levelezése.

Záró gondolatként érdemes pár mondatban megemlíteni a használni kívánt e-mail címeket.

 

Milyen e-mail címet válasszak?

Magánszemély esetén a választott e-mail cím bármi lehet, de vegyük figyelembe a név választásánál, hogy manapság már rengeteg hivatalos ügyet is intézhetünk elektronikusan. Így érdemes olyan e-mail cím előtagot választani, amit bediktálás esetén könnyen megért a hallgató fél, vagy nem lesz ciki bediktálni. Ne legyél türelmetlen, szánj időt az előtag kiválasztására.
Levelező szolgáltatásban pedig a Google egyik szolgáltatását a Gmailt ajánljuk.

Cég esetén viszont más a helyzet.

Minden tárhely szolgáltatáshoz, plusz a domain nevéhez kap e-mail címeket, így nem kell ingyenes szolgáltatásokat használnia. Teljes hitelvesztés, ha egy cég ingyenes vagy az internet szolgáltatója által kapott levelezést használ.

Azt sugallja, hogy

1. az informatikához, abszolút nem értenek, bentragadtak a 2000-res évek elejében
2. arra nincs pénzük, hogy saját e-mail címet tartsanak fent.
3. milyen hitelességi bizonyítványt állít ki a cégről mikor jön egy e-mail xxyykft@freemail vagy citromail-es címről?

Többször hallottam azt az indokot, hogy azért használják a Gmail címet, mert nagy a tárhelye.
Ez évek óta nem lehet indok. Ugyanis a Gmail fiókunkhoz csatolhatjuk a saját domainünk levelezését is, így a Gmail felületén levelezhetünk saját céges e-mail címünkkel.

Honlapkészítésnél, mindig felhívjuk az ügyfeleink figyelmét az e-mail cím használatának és kezelésének a hibáira.